Privacyverklaring MDC Systems

Voor mdcsystems.nl en app.mdcsystems.nl
Versie en datum: 19 oktober 2026

1. Wie zijn wij?

MDC Systems is een eenmanszaak, gevestigd in Cuijk, Nederland, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42143442.

E-mail: info@mdcsystems.nl
Website: https://mdcsystems.nl
Klantportaal: https://app.mdcsystems.nl

Wij controleren en herstellen GPSR-productinformatie voor webshops, onder meer via Fix Sprint en Operational Care.

2. Onze rol bij uw persoonsgegevens

MDC Systems is verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens die wij gebruiken voor onze eigen klantrelatie, accountadministratie, facturatie, communicatie en beveiliging.

Verwerken wij namens een webshop persoonsgegevens in productinformatie, leveranciersverzoeken of bijbehorende dossiers, dan is de webshop onze opdrachtgever en verwerkingsverantwoordelijke. MDC Systems handelt daarbij als verwerker, volgens de instructies van de opdrachtgever en de verwerkersovereenkomst. In leveranciersverzoeken vermelden wij namens welke webshop wij contact opnemen.

Deze verklaring beschrijft beide situaties. Voor verwerkingen waarvoor de webshop verantwoordelijk is, geldt daarnaast de privacyverklaring van die webshop.

3. Welke gegevens gebruiken wij en waarom?

Bedrijfsgegevens vallen onder de AVG voor zover zij betrekking hebben op een identificeerbare natuurlijke persoon, zoals een eenmanszaak of een contactpersoon.

Bij een gerechtvaardigd belang wegen wij de noodzaak van de verwerking af tegen uw privacybelangen. Wij beperken de verwerking tot wat daarvoor nodig is.

De noodzakelijke account-, factuur- en koppelingsgegevens zijn nodig om de betreffende dienst te leveren. Zonder deze gegevens kunnen wij geen account aanmaken, betaling afhandelen of productgegevens in uw webshop bijwerken. Overige informatie verstrekt u alleen voor zover deze relevant is voor uw vraag of opdracht.

4. Waar komen de gegevens vandaan?

Wij ontvangen gegevens van u, van uw organisatie, via de gekoppelde webshop en via Mollie. Technische gegevens ontstaan bij gebruik van onze website en het portaal.

Zakelijke contactgegevens van leveranciers en fabrikanten ontvangen wij van onze opdrachtgever, uit eerdere zakelijke correspondentie of uit openbare zakelijke bronnen, zoals leveranciers- en fabrikantwebsites en productdocumentatie.

Ontvangen wij persoonsgegevens niet rechtstreeks van u en zijn wij daarvoor zelf verwerkingsverantwoordelijke, dan informeren wij u binnen de wettelijke termijn: in beginsel uiterlijk binnen één maand, en eerder bij het eerste contact of de eerste verstrekking aan een andere ontvanger. Een wettelijke uitzondering kan van toepassing zijn. Bij leveranciersverzoeken namens een webshop ondersteunen wij de webshop bij deze informatieplicht.

5. Toegang tot webshopgegevens en gebruik van AI

Bij een koppeling met Shopify, WooCommerce en, zodra beschikbaar, bol lezen en schrijven wij uitsluitend productgegevens. Wij vragen geen ordergegevens of gegevens van uw webshopklanten op en gebruiken deze niet, ook niet wanneer de API-sleutel technisch ruimere toegang biedt.

Wij gebruiken Anthropic om voorstellen te maken op basis van product- en fabrikantteksten. Wij beperken de invoer tot de voor dat voorstel benodigde tekst en daarin noodzakelijke gegevens. API-sleutels, betaalgegevens, ordergegevens en gegevens van webshopklanten worden hiervoor niet verstrekt.

Wij nemen geen uitsluitend geautomatiseerde besluiten over personen die rechtsgevolgen hebben of hen anderszins aanmerkelijk treffen. AI wordt gebruikt ter ondersteuning van werkzaamheden aan productinformatie.

6. Met wie delen wij gegevens?

Wij verkopen geen persoonsgegevens. Wij verstrekken gegevens alleen voor zover dat nodig is voor de dienstverlening, onze administratie en beveiliging, of om een wettelijke verplichting na te komen.

Een dienstverlener is onze verwerker wanneer deze voor onze eigen verwerkingen werkt, en subverwerker wanneer deze via ons namens een webshop werkt. Met deze dienstverleners maken wij de vereiste verwerkersafspraken. Voor betalingsverwerkingen door Mollie geldt ook de privacyverklaring van Mollie.

Voor de opdracht delen wij noodzakelijke zakelijke contact- en productinformatie met de betrokken webshop, leverancier of fabrikant. Bij het bijwerken van productpagina's worden de door de webshop aangewezen productgegevens aan het gekoppelde platform doorgegeven en, volgens de opdracht, gepubliceerd.

7. Verwerking buiten de EER

EU-hosting betekent niet dat alle verwerkingen binnen de Europese Economische Ruimte (EER) plaatsvinden. De hiervoor genoemde internationale dienstverleners kunnen gegevens buiten de EER verwerken of daar toegang toe hebben.

Een doorgifte vindt alleen plaats wanneer aan hoofdstuk V AVG is voldaan. Wij gebruiken daarvoor een toepasselijk adequaatheidsbesluit of passende waarborgen, zoals de SCC's van de Europese Commissie. Waar nodig beoordelen wij de doorgifterisico's en treffen wij aanvullende maatregelen. Voor Anthropic gelden een verwerkersovereenkomst en SCC's.

U kunt via info@mdcsystems.nl informatie en een kopie van de toepasselijke doorgiftewaarborgen opvragen. Vertrouwelijke informatie en gegevens van anderen kunnen daarbij worden afgeschermd.

8. Hoe lang bewaren wij gegevens?

De termijn van 12 maanden na accountsluiting geeft ons geen recht om persoonsgegevens die wij uitsluitend als verwerker beheren langer te bewaren dan de verwerkersovereenkomst toestaat.

Voor gegevens waarvoor wij zelf verwerkingsverantwoordelijke zijn, kan een concrete wettelijke bewaarplicht of de noodzakelijke behandeling van een bestaand geschil een langere termijn vereisen. Wij bewaren dan alleen de daarvoor benodigde gegevens, met beperkte toegang, zolang die noodzaak bestaat. Voor gegevens die wij uitsluitend als verwerker beheren, geldt de verwerkersovereenkomst.

Back-ups. Voor zover afzonderlijke verwijdering uit back-ups technisch niet mogelijk is, verdwijnen resterende kopieën uiterlijk 35 kalenderdagen na de verwijdering uit de actieve systemen. Deze back-ups zijn afgeschermd en worden uitsluitend voor noodzakelijk herstel gebruikt. Bij herstel passen wij eerdere verwijderingen opnieuw toe voordat de gegevens weer in gebruik worden genomen.

9. Beveiliging en cookies

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen. Daaronder vallen gescheiden toegang per klant via row level security, versleutelde opslag van API-sleutels en inloggen via een magic link. Binnen MDC Systems heeft alleen de eigenaar toegang tot persoonsgegevens, voor zover nodig voor de werkzaamheden. De primaire hosting bevindt zich in de EU; voor internationale dienstverleners geldt onderdeel 7.

Wij gebruiken uitsluitend functionele cookies en sessietechnieken voor onder meer inloggen, sessiebeheer en beveiliging. Wij gebruiken geen marketingcookies of advertentietracking. Deze functionele technieken blijven alleen actief zolang dit voor hun functie nodig is. Als u deze blokkeert, kan het portaal niet goed functioneren.

Bij een datalek handelen wij volgens de AVG. Betreft het persoonsgegevens die wij namens een webshop verwerken, dan informeren wij die webshop zonder onnodige vertraging en uiterlijk binnen 48 uur na ontdekking.

10. Uw privacyrechten

U kunt ons verzoeken om inzage, een kopie, correctie, verwijdering of beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens. U kunt bezwaar maken tegen een verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang, vanwege uw specifieke situatie. Wij beoordelen dan of wij de verwerking moeten beëindigen.

U kunt gegevensoverdracht vragen wanneer de verwerking geautomatiseerd plaatsvindt en berust op toestemming of een overeenkomst met u. Deze rechten gelden onder de voorwaarden van de AVG; een wettelijke bewaarplicht kan bijvoorbeeld verwijdering beperken.

Stuur uw verzoek naar info@mdcsystems.nl. Wij reageren in beginsel binnen één maand. Is verlenging wegens complexiteit of het aantal verzoeken nodig, dan laten wij u dit binnen die maand weten, met de reden. De verlenging bedraagt maximaal twee extra maanden. Wij kunnen noodzakelijke aanvullende informatie vragen om uw identiteit vast te stellen. Verzoeken behandelen wij in beginsel kosteloos.

Gaat uw verzoek over gegevens die wij namens een webshop verwerken, dan sturen wij het zonder onnodige vertraging door naar die webshop en helpen wij bij de afhandeling.

U kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, via autoriteitpersoonsgegevens.nl. U hoeft niet eerst contact met ons op te nemen.

11. Website (mdcsystems.nl en mdcsystems.eu)

Formulieren. Via de formulieren op de website (Gratis Mini Screen, contactformulier, GPSR-check) verwerken wij de gegevens die u invult: naam, e-mailadres, bedrijfsnaam, website-adres en uw bericht. Deze gegevens worden per e-mail aan ons bezorgd en in onze zakelijke mailbox (Google Workspace) bewaard; de website zelf slaat geen formuliergegevens op in een database. Grondslag: uitvoering van uw verzoek (precontractueel) en ons gerechtvaardigd belang bij het beantwoorden van vragen. Bewaartermijn: maximaal 12 maanden na het laatste contact, tenzij er een overeenkomst uit voortvloeit.

WhatsApp. Als u ons via WhatsApp benadert, verwerkt WhatsApp (Meta Platforms Ireland) uw telefoonnummer en berichten volgens zijn eigen privacybeleid. Wij bewaren WhatsApp-gesprekken niet langer dan nodig voor de afhandeling en zetten relevante afspraken over naar e-mail.

Statistieken. Wij gebruiken Vercel Web Analytics voor geanonimiseerde bezoekstatistieken (paginaweergaven, land, apparaattype). Hierbij worden geen cookies geplaatst en geen IP-adressen bewaard; bezoekers zijn niet individueel herleidbaar. Wij gebruiken geen advertentie- of trackingcookies.

Hosting en verwerkers. De website wordt gehost door Vercel Inc. (servers in de EU, regio Frankfurt); e-mail loopt via Google Workspace; transactionele e-mails vanuit de app via Resend. Met deze partijen zijn verwerkersovereenkomsten gesloten; waar gegevens buiten de EER worden verwerkt, gebeurt dit op basis van het EU-VS Data Privacy Framework of standaardcontractbepalingen.

Links naar de app. Via de knoppen "Start de Readiness Check" en de juridische links komt u op app.mdcsystems.nl; daarvoor gelden de bepalingen over het klantportaal in deze verklaring.

12. Zakelijke benadering van dienstverleners

Deze sectie geeft de informatie van artikel 14 AVG voor zakelijke contacten die wij benaderen zonder dat zij hun gegevens zelf aan ons hebben gegeven.

Wie is verantwoordelijk? MDC Systems, eenmanszaak, gevestigd in Cuijk, Nederland, KVK-nummer 42143442, is voor deze verwerking verwerkingsverantwoordelijke. U bereikt ons via info@mdcsystems.nl. Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming.

Doel. Wij benaderen zakelijke dienstverleners voor webshops per e-mail met een voorstel om samen te werken, bijvoorbeeld e-commerce- en webbureaus, marketplace-specialisten, fulfilmentbedrijven, e-commerceconsultants, boekhoudkantoren, CRO- en SEO-bureaus, feed- en PIM-specialisten, AI-automatiseringsbureaus en klantenservicebedrijven. Per bedrijf sturen wij hoogstens één e-mail en één herinnering.

Welke gegevens. Bedrijfsnaam, zakelijk e-mailadres, domein en website, land, taal, rechtsvorm en categorie van het bedrijf, de bron van de gegevens, de momenten waarop wij u hebben gemaild en of u heeft geantwoord, en de afleverstatus van onze e-mail (afgeleverd, niet afleverbaar of als spam gemeld). Wij leggen geen persoonsnaam, functie of telefoonnummer vast en meten niet of u onze e-mail opent of op links klikt.

Herkomst. Wij verkrijgen zakelijke contactgegevens via openbare bedrijfswebsites en openbare bedrijfsprofielen. Bij onze eerste communicatie vermelden wij de concrete bron waaruit uw gegevens afkomstig zijn.

Grondslag. Voor het selecteren van relevante zakelijke contacten baseren wij ons op gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 onder f AVG): het werven van passende zakelijke klanten en partners. Wij leggen de noodzakelijkheid en belangenafweging vast. Commerciële e-mail versturen wij uitsluitend wanneer de toepasselijke regels dit toestaan.

Ontvangers. Wij verkopen deze gegevens niet. Onze e-mails worden verzonden via Resend. De gegevens worden opgeslagen bij Supabase (Frankfurt, Duitsland) en de applicatie draait bij Vercel (regio Frankfurt). Uw antwoord komt binnen in onze zakelijke mailbox bij Google Workspace. Deze dienstverleners werken als onze verwerker.

Doorgifte buiten de EER. Resend slaat gegevens op in de VS; bij Vercel en Google Workspace kan verwerking buiten de EER plaatsvinden. Daarvoor gelden de waarborgen uit onderdeel 7.

Bewaartermijn. Zonder inhoudelijke reactie verwijderen wij de prospectgegevens uiterlijk 90 dagen na de laatste geplande e-mail. Bij inhoudelijk contact bewaren wij deze maximaal 12 maanden na de laatste inhoudelijke reactie, voor zover noodzakelijk. Een eigen herinnering verlengt deze termijn niet. Bij bezwaar stoppen wij direct met direct marketing. Wij bewaren uitsluitend het e-mailadres op een afgeschermde suppressielijst zolang dat nodig is om hernieuwde benadering te voorkomen.

Uw rechten. U heeft recht op inzage, correctie, verwijdering en beperking van de verwerking, zoals beschreven in onderdeel 10. Op verzoek laten wij u ook weten uit welke bron uw gegevens afkomstig zijn.

Bezwaar tegen deze benadering. U kunt altijd en kosteloos bezwaar maken tegen het gebruik van uw gegevens voor deze zakelijke benadering (direct marketing). Antwoord op onze e-mail of schrijf naar info@mdcsystems.nl, of gebruik de afmeldlink in onze e-mail. Wij stoppen dan direct en benaderen u niet opnieuw.

Klacht. U kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

13. Wijzigingen en contact

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening of gegevensverwerking verandert. De actuele versie staat op onze website en in het klantportaal. Over wezenlijke wijzigingen informeren wij betrokkenen op passende wijze. Een nieuwe verklaring geeft ons op zichzelf geen toestemming om gegevens voor een onverenigbaar nieuw doel te gebruiken.

Voor vragen en privacyverzoeken kunt u schrijven naar info@mdcsystems.nl.