Privacyverklaring

CONCEPT — dit is een werkversie van onze privacyverklaring. Juridische en menselijke controle moet nog plaatsvinden; aan deze versie kunnen geen rechten worden ontleend.

Laatst bijgewerkt: 1 september 2026

MDC Systems biedt de applicatie GPSR Operations aan op app.mdcsystems.nl: een operator-console met klantportaal dat Nederlandse webshops helpt hun productcatalogus GPSR-gereed te maken.

In deze privacyverklaring leest u welke persoonsgegevens wij in deze applicatie verwerken, waarvoor wij dat doen, waar de gegevens staan, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten u heeft.

Wie wij zijn

MDC Systems (eenmanszaak), gevestigd aan De Nieuwe Erven 3, 5431 NV Cuijk, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42143442, is de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevensverwerking in GPSR Operations.

Voor vragen over deze privacyverklaring of over uw gegevens kunt u contact opnemen via info@mdcsystems.nl.

Welke gegevens wij verwerken

Wij verwerken alleen de gegevens die nodig zijn om de dienst te leveren. Het gaat om de volgende categorieën:

  • Account- en inloggegevens: uw e-mailadres, uw rol (operator of klant) en de momenten waarop u inlogt. U logt in via een eenmalige inloglink (magic-link) per e-mail; wij slaan geen wachtwoorden op.
  • Dossiergegevens per klant: bedrijfsnaam, website en contact-e-mailadres van uw webshop.
  • Productprofielen: naam, adres en e-mailadres van de fabrikant en van de verantwoordelijke persoon in de EU. Dit zijn zakelijke contactgegevens van derden, die u als klant aanlevert.
  • Productgegevens: onder andere SKU- en EAN-nummers van uw producten.
  • Door u geüploade PDF-documenten. Deze documenten kunnen zelf persoonsgegevens bevatten; u bepaalt als klant welke inhoud u uploadt.
  • Open punten en reacties daarop, teksten van leveranciersverzoeken en de gepubliceerde rapporten (PDF, CSV en checklist).
  • Betaalgegevens: orders (bedrag in euro, omschrijving, status en — waar van toepassing — de reden van een handmatige betaling) en betalingsreferenties van Mollie (payment-id, link naar de betaalpagina en betaalstatus). Wij slaan nooit kaart- of bankgegevens op.
  • Auditlog: wie welke wijziging wanneer heeft gedaan, inclusief de gewijzigde velden met oude en nieuwe waarde.

Waarvoor en op welke grondslag

Wij gebruiken de gegevens om de dienst te leveren: het opbouwen en bijhouden van uw GPSR-dossier, het laten inloggen van gebruikers, het afhandelen van betalingen, en het controleerbaar houden van wijzigingen via het auditlog.

De grondslagen hieronder zijn een CONCEPT-voorstel en moeten nog juridisch worden getoetst:

Wij doen niet aan profilering, wij nemen geen geautomatiseerde besluiten over u, en de huidige applicatie verwerkt geen persoonsgegevens met AI.

  • Uitvoering van de overeenkomst: het leveren van de dienst, waaronder accounts, dossiers, productprofielen, documenten, rapporten en betalingen.
  • Gerechtvaardigd belang: het auditlog en de beveiligingsmaatregelen, om de integriteit en controleerbaarheid van de dossiers te waarborgen.
  • Wettelijke plicht: waar een wettelijke bewaar- of administratieplicht van toepassing is, bijvoorbeeld rond betalingen ([te verifiëren]).

Waar uw gegevens staan

De database en de documentopslag staan bij Supabase in de Europese Unie (regio Frankfurt, eu-central-1). Documenten staan in privé-opslag en zijn alleen bereikbaar via kortlopende, ondertekende links.

De applicatie zelf wordt geserveerd via Vercel (hosting en CDN). Serverberekeningen kunnen daarbij buiten de Europese Economische Ruimte plaatsvinden, in de Verenigde Staten. De verwerkersafspraken en standaardcontractbepalingen (SCC's) hiervoor zijn [te verifiëren].

Onze code staat op GitHub. Daar staat alleen programmacode, geen klantdata.

Met wie wij gegevens delen

Wij verkopen uw gegevens niet en delen ze alleen met de partijen die nodig zijn om de dienst te laten werken:

Daarbuiten delen wij gegevens alleen als een wettelijke verplichting ons daartoe dwingt.

  • Supabase — database, authenticatie en documentopslag, in de EU (Frankfurt).
  • Vercel — hosting en CDN van de applicatie.
  • Mollie — betaaldienstverlener. Mollie verwerkt uw betaalgegevens onder eigen verantwoordelijkheid; wij ontvangen alleen betalingsreferenties en statussen.

Hoe lang wij gegevens bewaren

Dit is ons bewaarbeleid (versie 1). Wij bewaren uw gegevens zolang de samenwerking loopt.

Daarnaast verwijderen wij gegevens op uw verzoek, voor zover er geen wettelijke bewaarplicht geldt. Het auditlog bewaren wij voor de controleerbaarheid en integriteit van de dossiers.

Verwijdering gebeurt zorgvuldig en altijd onder menselijk toezicht:

  • Dossiergegevens komen 12 maanden na het afsluiten van een dossier in aanmerking voor verwijdering.
  • Klanten met een actief Operations Care-abonnement zijn hiervan uitgezonderd.
  • Een nachtelijke controle markeert dossiers die in aanmerking komen, maakt een exportbundel en toont 30 dagen van tevoren een melding in de app.
  • De definitieve verwijdering wordt altijd door een mens (een operator) uitgevoerd — nooit automatisch.

Beveiliging

Wij nemen de volgende maatregelen om uw gegevens te beschermen:

  • Tenant-isolatie op databaseniveau (row level security, technisch afgedwongen): klanten kunnen elkaars gegevens niet zien.
  • Privé-documentopslag, alleen bereikbaar via kortlopende, ondertekende links.
  • Versleutelde verbindingen (TLS).
  • Inloggen via magic-link, zonder wachtwoorden die gestolen kunnen worden.
  • Een append-only auditlog dat technisch niet aangepast of verwijderd kan worden.
  • Opslag van database en documenten in de EU-regio (Frankfurt).
  • Toegangsrechten beperkt tot het minimum dat nodig is.

Uw rechten

U heeft op grond van de privacywetgeving de volgende rechten over uw persoonsgegevens:

Wilt u een van deze rechten gebruiken? Neem dan contact op via info@mdcsystems.nl. U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

  • Inzage: opvragen welke gegevens wij van u verwerken.
  • Rectificatie: onjuiste gegevens laten corrigeren.
  • Verwijdering: uw gegevens laten wissen, voor zover er geen wettelijke bewaarplicht geldt.
  • Beperking: de verwerking tijdelijk laten beperken.
  • Overdraagbaarheid: uw gegevens in een bruikbaar formaat ontvangen.
  • Bezwaar: bezwaar maken tegen een verwerking op grond van gerechtvaardigd belang.

Cookies

De applicatie gebruikt uitsluitend functionele sessie-cookies. Die zijn nodig om u ingelogd te houden nadat u via de magic-link bent ingelogd.

Wij gebruiken geen tracking-, analytics- of marketingcookies.

Wijzigingen en contact

Deze privacyverklaring is een concept en kan wijzigen, bijvoorbeeld na juridische controle of als de applicatie verandert. De actuele versie staat altijd op deze pagina, met de datum van de laatste wijziging bovenaan.

Heeft u vragen over deze privacyverklaring of over uw gegevens? Neem contact op met MDC Systems via info@mdcsystems.nl of per post via De Nieuwe Erven 3, 5431 NV Cuijk.

Terug naar de app